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Zen Habits (Leo Babauta) - Spanish

10 pasos a tomar medidas y eliminar la burocracia


Foto cortesía de projectbamboo

"He quedado impresionado con la urgencia de hacerlo. Conocer no es suficiente, debemos aplicar. Estar dispuesto no es suficiente, tenemos que hacer algo ".- Leonardo da Vinci

Artículo de Leo Babauta . (Sígueme en Twitter .)

He trabajado en algunas oficinas donde el papeleo, las reuniones interminables, la burocracia y otros se ridículo - hasta el punto de que el trabajo productivo que se está realizando a veces se ve compensado por los pasos burocráticos que se deben tomar cada día.

Cuando la atención se centra en la acción en lugar de la burocracia, las cosas se hacen.

He trabajado tanto para empresas privadas y organismos gubernamentales, y déjenme decirles, ambas requieren mucho papeleo, demasiados pasos para hacer las cosas, un exceso de información, muchas reuniones, mucha planificación y mucho entrenamiento. Cada una de estas cosas es por lo general la gestión de la respuesta a un problema, pero añadir más problemas, entre ellos una tendencia a la lentitud de las cosas y obtener menos hacer.

Una mejor respuesta a la adición de medidas adicionales y las reuniones a una jornada laboral es centrarse en la acción. Crear una cultura de acción y de alquiler de las personas que hacer las cosas. Eliminar la mayor cantidad de trámites burocráticos como sea posible y poner las cosas en movimiento.

Hoy vamos a ver algunas buenas formas de hacer que, en base a mi experiencia como trabajador y un gerente. Créanme, sé que la tendencia a tirar de formación y reuniones de planificación y presentación de informes y en un problema, pero también sé cómo frustrante que puede ser para un trabajador que sólo quiere obtener el trabajo realizado con la mayor eficacia posible. ¿Por qué estoy en la sesión en otra reunión cuando podría obtener el trabajo realizado? ¿Por qué llenar más papeles en lugar de realmente hacer el trabajo?

Aquí están algunas ideas para llegar a la acción y recortar la burocracia:

1. ¿Sabe lo que quiere hacer llegar. A menudo, la burocracia que ocurre cuando las personas se centran en los procesos y olvidarse de lo que el resultado final debería ser. Cuando estás tratando de ir? Encuentre la ruta más corta para llegar, en lugar de hacer las cosas complicadas. Visualizar su resultado deseado, y mantener la atención en eso.

2. Conozca sus prioridades. Tenga en cuenta la labor más importante de su empresa u organización que hace. Es casi seguro que no es el papeleo o reuniones (con algunas excepciones, en su caso). Por supuesto, si vamos a tener una reunión con un cliente potencial con el fin de firmar por él, que probablemente es una prioridad. Pero para muchos trabajadores, el verdadero trabajo será algo más: el código escrito, la redacción de artículos, diseño, realización de llamadas, números de cálculo, etc Conozca la importante labor, y concentrarse en eso.

3. Siempre que sea posible eliminar el papeleo. ¿Cuántas formas tiene su empresa? Gran parte de que utiliza la misma información. ¿Puede un simple programa de ordenador o en línea en lugar de ser utilizados, por lo que la gente no tiene que llenar el papeleo, pero sólo puede rellenar un formulario en línea de base donde está almacenada la información y volver a utilizarse de modo que no tiene que ser re - entró? A menudo mediante un programa de ordenador (en línea o sin conexión) también las cosas para automatizar la documentación no es necesario. O simplemente eliminar el papeleo completo si es posible - a veces es mejor simplemente a tomar medidas sin tener que rellenar las cosas.

4. Recorte procesos. ¿Existen medidas y autorizaciones de trabajo y que la gente tiene que hacer que se pueden eliminar por completo? Déle un vistazo para estos procesos y eliminar cuando sea posible. Cada vez que alguien está haciendo algo de rutina, preguntar si es realmente necesario, o si puede ser reducida o eliminada. Varios pasos que puede cortar para hacer las cosas más rápido? A menudo la respuesta es un rotundo "sí".

5. La autonomía de las personas. A menudo se convierte en un gestor de un cuello de botella, lo que requiere su aprobación antes de cualquier cosa puede hacer. Peor aún es cuando es necesario aprobar varias veces a lo largo del camino, lo que significa que tiene que ser devuelto hacia atrás y hacia delante un montón de veces. Mejor: dar a las personas instrucciones precisas acerca de cómo manejar las cosas y cuando sea autorizado, y permitir que manejarlo. Vigilar de cerca las cosas en primer lugar, asegurarse de que saben cómo seguir las instrucciones, y luego darles más espacio para trabajar de forma independiente y acaba de informar a usted de vez en cuando. Asegúrese de incluir la instrucción de las circunstancias cuando se necesita para que le avise a los principales problemas.

6. No aplazar las decisiones. Peor que un gestor de convertirse en un cuello de botella es un cuello de botella que las decisiones se retrasan y las cosas se acumulan. Cuando se requiere una decisión, trate de hacerlo rápidamente. Asegúrese de que tiene todo lo necesario información, saber qué criterios que está utilizando para tomar la decisión y, a continuación, tomar la decisión de inmediato. Cuanto más tiempo espere el peor de los problemas vuelven. La indecisión es el enemigo de la acción.

7. Disponer de la información que usted necesita listo. Si no dispone de información, usted no puede tomar decisiones correctamente. Esto es a menudo la razón por la cual las personas aplazar las decisiones, pero no siempre se dan cuenta. Como resultado de ello, se sientan en una decisión por un tiempo. En cambio, consigue la información que necesita para que pueda tomar la decisión de inmediato. Mejor aún, disponer de la información enviada a usted de antemano, por lo que tiene todo lo necesario para tomar la decisión cuando sea el momento. Averiguar qué información es necesaria para regular sus decisiones y tener regularmente a la mano.

8. Mantener la "acción" en su cabeza. Haga un cartel en su escritorio que dice "Acción". Hacer de este su mentalidad a lo largo del día. Cuando se están poniendo algo fuera, recuerde a la acción. Cuando usted tiene un montón de pasos que tiene que hacer, recuerde que la eliminación de medidas lleva a tomar medidas cuanto antes. Cuando estás en una reunión programada con regularidad (como, todos los días), pregúntese si esta acción es la prevención.

9. Puedes buscar personas orientado a la acción. Cuando la contratación o en la selección de un equipo de personas que buscan hacer las cosas. Esto se puede ver en su historial. Darles un juicio y ver si ellos tienden a centrarse en las acciones y decisiones, o los procesos y trámites. Orientado a la acción de personas hacer las cosas de manera más eficaz.

10. Recompensa la acción. Recompensar los miembros del equipo, así como las medidas adoptadas para ti. Las recompensas pueden ser tan simple como elogio o tan grande como un ascenso o un bono a la mayoría de empleados orientado a la acción. Estas recompensas decirle a su empresa u organización - o usted - que la acción es una prioridad.

"Acción es elocuencia".- William Shakespeare

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