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Zen Habits (Leo Babauta) - Spanish

6 pasos sencillos para hacer de correo y Trámites indolora

Todos los miércoles es el Día de la simplicidad zen hábitos.
Creación de sistemas simples, Parte 1: Mail y Trámites
Si bien la simplificación de su vida comienza con la reducción de desorden, ya sea física, emocional o mental ... Pero aquí no termina todo. Si simplemente reducir el desorden, no será mucho antes de que el desorden en la espalda, con una venganza. La forma de mantener las cosas simplificado es [...]

Todos los miércoles se Día de la simplicidad Hábitos de Zen.

Creación de sistemas simples, Parte 1: Mail y Trámites

Si bien la simplificación de su vida comienza con la reducción de desorden, ya sea física, emocional o mental ... Pero aquí no termina todo. Si simplemente reducir el desorden, no será mucho antes de que el desorden en la espalda, con una venganza.La forma de mantener las cosas simplificado es crear sistemas simples, y que los sistemas de una rutina.

Probablemente tenga algunos sistemas ya, si has pensado en ello o no. Y si no han pensado mucho estos sistemas, no pueden ser grandes sistemas. Por ejemplo, ¿cuál es el sistema para la gestión del correo?Aquí hay un ineficiente sistema de: Comprobar el correo cada cierto tiempo y, a continuación, echar en la primera superficie, donde se acumulan. Cuando finalmente se cansan de la pila, se inicia la apertura de todo su correo, y descubrir que algunos proyectos de ley ya están tarde. A continuación, te deje el correo sin abrir en un montón en la mesa o mostrador, incluyendo el ahora paga las facturas, junto con otros documentos que no han sido tratados todavía, acumulando aún más alto hasta que un vertedero en una caja o el basura.

No es el mejor sistema. Probablemente no es el tuyo es tan malo, pero podría ser sorprendido por el número de personas que tienen este tipo deinvoluntarias sistema. Vamos a examinar un sistema intencional más que mantener las cosas organizadas y uncluttered.

Usted puede descubrir un sistema que funcione mejor para usted, pero aquí está mi sugerencia:

  1. Crear un "centro de correo" en su casapara hacer frente a su correo y los papeles. Esto debería incluir una bandeja de entrada para todos los documentos, un cesto de residuos (el simplificador de la herramienta más importante!), Un pequeño sistema de presentación (sólo algunas carpetas de manila en una gaveta o archivo caso está bien), y algo que celebrar sobres, sellos, su chequera, bolígrafos y otras herramientas necesarias.
  2. Bandeja de entrada. Todo el correo, los documentos de la escuela, y otros trámites va directamente en su bandeja de entrada. No tirar en un mostrador o la mesa de la cocina o un escritorio. Colóquelas en un lugar único: la bandeja de entrada. Es mejor si se quita el correo de la dotación de inmediato, echar los sobres basura y cualquier volantes, y echar el correo basura y los catálogos de inmediato -, pero incluso si no lo hace, al menos, echar todo en la bandeja de entrada.
  3. Proceso. Una vez al día (una vez a la semana o si lo prefiere), el proceso de todos los documentos en su bandeja de entrada. Comience con el de arriba, y tratar con él por completo, antes de pasar hacia abajo. Sus opciones: tirar, archivo, tomar medidas de inmediato (si se lleva a 2 minutos o menos) y luego tirar o archivo, o ponerlo en una carpeta de acción y en su nota a la lista de tareas. Nunca posponer una decisión sobre un pedazo de papel cuando esté transformación y poner de nuevo - de tomar una decisión y disponer de ella y, a continuación, pasar al siguiente tema, hasta que su bandeja de entrada está vacía.
  4. Pagar las facturas de inmediato. Mientras está el procesamiento de su correo electrónico y el papeleo, puede poner todas las facturas en una carpeta que deberá pagar en una fecha determinada (que podría tener dos fechas al mes al pago de facturas, por ejemplo, o un día semanal de facturas). Pero otra alternativa es pagar sólo el proyecto de ley sobre el terreno, tan pronto como haya terminado el procesamiento de su bandeja de entrada. O bien escribir un cheque y que el proyecto de ley y comprobar en un sobre que se redujo en el buzón de correo de mañana, o ir a su computadora y pagar las cuentas en línea. De cualquier manera, el proyecto de ley se toma el cuidado de, y fuera de tu mente.
  5. Introduzca en su material a listas de tareas o calendario. Para los documentos que contienen tareas o citas o los horarios, tendrás que entrar en las tareas de su lista de tareas que de inmediato, y entrar en cualquier fecha en tu calendario inmediatamente (utilizo Gcal). Incluso entrar en todos mis hijos "de fútbol, eventos escolares, y otras actividades en Gcal y, a continuación, sólo los documentos de archivo de la escuela o los cuadros en una" escuela de los documentos de carpeta para que pueda referirse a ella más tarde si es necesario.
  6. Archivo inmediatamente. Una vez que haya pagado una factura o tomado medidas en un pedazo de papel, debe presentar de inmediato (a menos que usted puede lanzarlo). No deje que se sientan en su contador, o en un montón "para ser presentada" pila o carpeta, o volver a entrar en su bandeja de entrada. Archivo de inmediato. Establecer un sencillo sistema de presentación de sobres manila, rotulado con el nombre de la compañía de la facturación o la utilidad, junto con las carpetas de otros documentos importantes en tu vida, y utilizar un simple sistema de registro alfabético para que usted pueda encontrar las cosas de inmediato. Siempre tienen una pila de carpetas y etiquetas de manila en la mano (algunas personas incluso recomendar una práctica Hermano etiqueta-maker) para que pueda crear una nueva carpeta con rapidez si la necesita. El truco de la presentación es hacerlo de inmediato y no deje que se acumulan.

Eso es todo. Documentos no deben nunca estar en cualquier lugar, excepto la bandeja de entrada o en su sistema de registro. Es muy sencillo y eficaz. El truco es hacer de esto un hábito, y se adhieren a ella como una rutina. Han establecido la hora del día o de la semana cuando la bandeja de entrada y el proceso de pagar sus cuentas. Crear un sistema sencillo como este, y eliminar el desorden y la preocupación.

¿Cuál es su sistema de gestión de correo? Háganos saber en los comentarios.

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