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El hacer las cosas (GTD) Preguntas más frecuentes

Todos los lunes es el Día de Productividad y Organización en el Zen hábitos.
Tengo un montón de correo electrónico acerca de hacer las cosas (GTD), en su mayoría de la gente que tienen a partir de diversas preguntas acerca de la aplicación, a partir, o pegado a la red. Yo pensé en iniciar una sección de preguntas frecuentes para ayudar a las personas con preguntas similares.
Ahora, en primer lugar quisiera decir [...]

Todos los lunes se Día de la productividad y Organización Zen en hábitos.

Tengo un montón de correo electrónico acerca de hacer las cosas (GTD), en su mayoría de la gente que tienen a partir de diversas preguntas acerca de la aplicación, a partir, o pegado a la red. Yo pensé en iniciar una sección de preguntas frecuentes para ayudar a las personas con preguntas similares.

Ahora, en primer lugar quisiera decir que no se trata de un completo documento de preguntas frecuentes, pero he tomado algunas de las preguntas más comunes. Me gustaría que ustedes para ayudar a otros mediante la presentación de las preguntas que yo pueda añadir a la lista cuando lo actualice.

Permítanme también decir que no soy la autoridad absoluta sobre GTD - Yo no soy más que un blogger, un practicante, y me acaba de compartir lo que he aprendido de la experiencia de lectura y otros sitios. Pero espero que la utilización de algunos!

Descripción general

¿Qué es GTD?
Es la respuesta oficial dada por David Allen, el autor de hacer las cosas ( comprar aquí ) En su página web, Davidco . El respuesta completa está aquí , Pero él es el más importante fragmento:

GTD encarna una forma fácil, paso a paso y muy eficaz método para la consecución de este relajado, productivo estatal. Incluye:

  • La captura de cualquier cosa y todo lo que tiene a su atención
  • Definición de acciones cosas discretamente en los resultados concretos y próximos pasos
  • La organización de los recordatorios y la información de la manera más simplificado, en las categorías adecuadas, sobre la base de
    cómo y cuándo usted necesita para acceder a ellas
  • Mantenimiento actual y "en su juego" adecuadamente con frecuentes revisiones de los seis horizontes de su
    compromisos (objetivo, visión, objetivos, áreas de atención, proyectos y acciones)

La aplicación de GTD alivia la sensación de agobiar, infunde confianza, y libera una gran cantidad de energía creativa. Proporciona la estructura, sin limitación, la gestión de datos con la máxima flexibilidad.

Véase también el GTD entrada en la Wikipedia .

¿Cómo puedo empezar?
Bueno, el libro le da un paso a paso, pero los pasos más importantes para comenzar son:

¿Cuánto tiempo se necesita para empezar?
Well, Lalongest part for many people is processing all the papers on their desks and elsewhere and getting all their inboxes to zero. This can take anywhere from a few hours to a day or three. Next longest is setting up a filing system and your lists. That can take an hour or two. Elother stuff doesn’t take setup time, usually. So altogether, you could be looking at a day or two (or more if your life is super disorganized). David Allen recommends you set aside a big chunk of your time for a day or two to clear everything off and get it set up.

Ahora, aunque esto suena como un gran compromiso (y es), tengo que decir que vale la pena. Esta medida por sí sola vale la pena el precio del libro GTD - conseguir todo despejado y organizado es un gran logro y una sensación increíble. Es por esto que muchas personas el amor GTD.

¿Existe una manera más fácil de empezar?
Sí. No es necesario aplicar todas a la vez de GTD. Realmente, usted debería ir con lo que funciona para usted - no hay una manera de hacerlo. Un mínimo punto de partida podría ser cualquiera de los siguientes:

  • Simplemente comenzar con la captura.Todo lo que necesita es un cuaderno y un lápiz, y empezar a escribir todo, así que nunca se olvide cosas de nuevo, y se obtiene de la cabeza. Si te apetece hacer algo más, utiliza el bloc de notas para crear listas de contexto - su próxima acción (véase más adelante), organizado en los contextos en que ellos lo hace (trabajo, casa, recados, llamadas, etc) de modo que basta con mirar las acciones que usted puede hacer ahora.
  • Limpiar su bandeja de entrada. Elnext step, if you’re ready, would be to process all your papers. Gather them in one pile, and work from top to bottom, disposing of each one until you’re done. This is an amazing feeling. From here on out, get an inbox, and use it as your one point of entry for all papers (including Post-its and phone messages and receipts and everything else). If you’re feeling ambitious, take the next step and do the same with your email inbox.
  • Presentación. Un simple comienzo que también puede incluir un simple sistema de registro. Todo lo que necesita es un fichero (o un cajón dedicado a la presentación de sus necesidades, si eso es todo lo que necesitas), algunas carpetas de manila y algunas etiquetas. Tienen muchas de ellas en la mano para que pueda crear una carpeta de forma rápida y sencilla. Utilizar un simple sistema alfabético.

Estoy abrumado por mi bandeja de entrada y todas las cosas que necesito para clasificar!
This can be very overwhelming, especially if you’ve got large piles of paper scattered all over your desk and in drawers and on the floor and in the car, etc. But it’s doable. First of all, gather them all up and put them in one pile. If it’s too huge to put in one pile, make two, but don’t start creating a whole bunch of piles. Elkey is to start at the top of the pile and work your way down, one document at a time, so if you have two piles, consider the second pile just a continuation of the first.

A continuación, si usted no tiene tiempo de proceso a través de todos ellos a la vez (y debe intentar, si se puede), entonces simplemente dejar de lado el montón de proceso y ahora en trozos. Yo recomendaría dejar de lado una hora al día para procesar su montón. Una vez más, parten de la cima, y disponer de cada documento. Al llegar a la parte inferior, comprarte un placer!

GTD es una secta? ¿Por qué es tan popular en Internet?
GTD es a menudo acusado de tener un estado como de culto, pero en realidad sólo inspira mucha pasión. ¿Por qué? En primer lugar, a causa de la sensación de que le dé su escritorio despejado y sus bandejas de entrada de vacío. En serio, como ya he dicho anteriormente, esta es una increíble, increíble sensación. En segundo lugar, por el simple poder de conceptos como próximas acciones, el contexto y las listas semanales de revisión - que no son nada complicados, pero trabajan muy bien, y que la gente le encanta.

En tercer lugar, debido a la naturaleza de código abierto de las herramientas - esto es lo que obtiene tantos geeks. Les encanta ser capaz de usar su gadget favorito, o programa de ordenador, o de mostrar sus habilidades de programación con sólo utilizar un archivo de texto automático, el textil o sensación de una buena pluma en buen papel. Es todo acerca de los placeres, y la creación de sus herramientas para crear una configuración que funcione para usted. Es el geek en nosotros que ama GTD.

Herramientas

¿Qué herramientas necesito?
Como se mencionó anteriormente, una configuración mínima que incluye un cuaderno, pluma, la bandeja de entrada, la presentación de cajón, las carpetas y etiquetas. Sin embargo, hay muchas otras herramientas que pueden utilizar, incluyendo pero no limitado a:

  • un dispositivo móvil como un PDA para todo - captura, listas, recordatorios
  • una etiqueta electrónica para aseado etiquetas
  • un calendario o programa de calendario (muy recomendable)
  • programas informáticos (fuera de línea o en línea) para manejar sus listas o su captura
  • tickler un archivo, ya sea usando carpetas (véase la siguiente pregunta) o software
  • tarjetas de captura y las listas

Para más información sobre herramientas, consulte la sección de herramientas de mi Lista de Recursos masiva GTD .

¿Qué es un archivo tickler o 43 carpetas, y hacer lo necesito?
Un tickler archivo, como se indica en el libro, es un sistema de 43 carpetas: 12 carpetas de la etiqueta de cada mes, y el 31 de carpetas etiquetadas para los días del mes. Por lo tanto, la forma en que funciona:

  • Si usted tiene un pedazo de papel (o un billete de conciertos, etc) que no es necesario pensar en hasta finales de este mes, lo puso en una de las carpetas al día (por ejemplo la carpeta llamado "20" si queremos a ver que el día 20 de este mes).
  • Si usted no tiene que pensar en ello hasta que un mes después, ponerlo en la carpeta de ese mes.
  • Cada día, te ves en la carpeta con la fecha de hoy sobre el mismo (si hoy es el 20, voy a mirar en el "20") y ver lo que hay que pensar en el día de hoy. Si desea aplazar hasta después, simplemente poner el papel en una carpeta más tarde. De este modo, usted podría tener un recordatorio recurrente. Cada día, la carpeta con la fecha de hoy debe estar en la parte frontal de la pila - rotar ayer a la carpeta de la parte de atrás de la pila.
  • Al final de cada mes, girar el mes pasado a la carpeta de la parte trasera de la pila de carpetas meses, y esperamos en el próximo mes de carpeta - sacar los documentos en él y redistribuir todo el día 31 carpetas.

Es un sistema ingenius, y si se hace un llamamiento a usted, darle una oportunidad. Sin embargo, muchas personas (incluido yo mismo) encontrar este sistema un poco engorroso, sobre todo teniendo en cuenta la facilidad de uso de la computadora de hoy calendarios (utilizo Gcal). Utilizando un programa de calendario, que podría marcar un recordatorio en la fecha en el calendario. Puede incluso establecer recordatorios periódicos.

De alta tecnología lo vs tecnología?
Esta es la verdadera cuestión de GTD usuarios cuando se trata de herramientas: va usted con un sistema de papel (como el Moleskine , La Hipster PDA , La PocketMod , Etc) o con un sistema digital ... o como mucha gente hace, una combinación de ambos. Por supuesto, la respuesta es que es una cuestión muy personal, y usted debe ir con las herramientas que trabajan para usted - y, sobre todo, las herramientas que les encanta usar. Si ese es un PDA, y luego ir por ella. Si eso es una Moleskine, eso es demasiado grande. Normalmente se tarda un poco de experimentación para encontrar las herramientas adecuadas - sin embargo, quisiera advertir contra obsesionará más herramientas, ya que esta es la mayor pérdida de tiempo para la mayoría de GTDers - recoger sus herramientas, e ir con ellos. Centrarse más en la realidad, haciendo sus tareas herramientas que lo que vas a utilizar.

Usted pensaría que geeks en Internet iría con herramientas digitales, especialmente en línea o con otros PDAs o teléfonos inteligentes. Y muchos lo hacen. Sin embargo, hay un gran número de frikis (entre los que me incluyo), que acaban utilizando analógica (en papel) las herramientas como las mencionadas anteriormente. ¿Por qué? Eso es un tema debatido a menudo, pero por lo general las razones tienen que ver con sencillez, facilidad de uso, portabilidad, facilidad de ampliación y modificación, y sobre todo el placer táctil de la utilización de papel y una buena pluma. En última instancia, es algo que tendrá que elegir por ti mismo.

Aquí está uno de los mejores trabajos sobre este tema, y que abrió mis ojos a la posibilidad de un documento de tiempo: GTD LoFi alta fidelidad Whitepaper (que tiene cosas más alta fidelidad desde que me lee, creo, pero interesante).

¿Cuál es el mejor software de GTD?
Hay tantos por ahí, sería imposible elegir sólo uno. Y lo que en realidad depende de tus necesidades y preferencias personales. Un par de cosas de la manera siguiente:

Estoy atascado con Outlook en el trabajo. ¿Puedo configurar Outlook para GTD?
Absolutamente - muchas personas tienen. Yo recomendaría la lectura diversas implementaciones, incluyendo:

¿Qué pasa con la aplicación de GTD en un Mac?
El Mac es una gran herramienta de GTD. 43Folders blog es una excelente fuente para obtener más información, o ver este MeFi hilo de algunas buenas cosas:

¿Es correcto tener varias configuraciones en mi ordenador, PDA, y el planificador?
Una vez más, lo que funciona mejor para ti es lo que debe ir con. Pero mi recomendación? Simplificar. Es difícil de comprobar y actualizar continuamente las diferentes listas y calendarios en un ordenador, una PDA y un documento de planificación. Tiene más probabilidad de usar y mantener el sistema, si sólo tienes un lugar a verificar y actualizar. Encontrar la que funciona mejor para usted y palo con ella.

Siguiente acciones, contextos, Proyectos

Siguiente acciones - ¿qué son?
Basically, for any project (and a project is anything that takes more than 1 action), you need to ask yourself, “What is the very next physical action necessary to move this project forward?” It is this “next action” that you put on your to-do list. Elproblem with many tasks that we put on our to-do lists is that they are not really something you can do, but a mini-project. For example, “Write report” is a project where the next action might be “Look on Internet for three sources for report” or “Call Larry to get stats for report”.

Véase " ¿Cuál es la razón por la siguiente acción es la cuestión más importante "Para obtener más.

Tengo demasiados siguiente acciones (o proyectos) - ¿qué debo hacer?
Es cierto que el hecho de tener una larga lista de próximas acciones puede ser abrumador para muchas personas. Nota: este consejo también se aplica a muchos proyectos. Hay algunas maneras de tratar con esto:

  • Darse cuenta de que no es necesario hacer todas estas acciones hoy próximo o incluso en los próximos días. Es bueno saber que sólo la totalidad de sus compromisos, en lugar de tener ellos el pop en su cerebro una y otra vez en un mal momento.
  • Si esta lista no puede ser realizado esta semana, mueva el menos urgentes a su Algún día / Tal vez la lista y dejar sólo los que pretenden llevar a cabo esta semana. Luego, en su revisión semanal, mover las tareas que se pueden realizar copias de seguridad de la próxima semana en el actual contexto listas.
  • Simplificar - eliminar o delegar las tareas que no son esenciales, o que ya no tienen que hacer.
  • Manivela como muchas de las tareas más pequeñas como sea posible, para acortar la lista. Usted todavía no borrar tu lista, pero puede hacerlo más manejable.

Algunas próximas acciones parecen andar en mis listas. Sugerencias?
Si usted tiene algunos obstinada próximas acciones que permanecen en sus listas para un largo tiempo, debería echar un vistazo a él en su revisión semanal. ¿Por qué estas acciones son tan difícil de eliminar de sus listas? He aquí algunas sugerencias:

  • Tal vez no quieren hacer ellos - en ese caso, ¿a primera hora de la mañana, antes de consultar el correo electrónico, y no hacer nada hasta que esas tareas se realizan.
  • O quizás usted no tiene que hacerlo - si han sido en su lista un par de semanas, probablemente no son tan urgentes. Ver si se pueden eliminar o su delegado.
  • Tal vez ellos no son realmente acciones futuras. A menudo hay en nuestra lista de proyectos que son disfrazados de acciones. Ver si efectivamente la tarea implica más que un paso (por ejemplo, "Larry de llamadas" puede ser en realidad, "Nina Llame para obtener el número de Larry") y, a continuación, poner el siguiente acción real en lugar de su lista.
  • Tal vez las tareas son demasiado intimidante. En ese caso, ellos rompen a tareas menores. "Escribir informe" podría ser "Escribir primer párrafo del informe" o "Esquema del informe" o "Escribir informe durante 10 minutos".
  • Si resulta que esto es algo que necesita hacer, pero quizás no ahora, mover a su Algún día / Tal vez lista.

¿Cómo granular debe ser una próxima acción?
Cuando una próxima acción es intimidatorio, como ya he sugerido en la pregunta anterior, usted puede romper hacia abajo a un nivel menor ( "granularize es"). Pero, ¿cómo hacer que los pequeños descomponerlo? Eso es realmente una preferencia personal - lo que funcione mejor en 30 minutos pedazos, trozos de 2 horas, 10 minutos o trozos? Dale un poco de pensamiento y experimentación.

Algunas ideas para probar:

  • Hacer la siguiente acción - redactar el informe hasta que lo haya hecho, o hasta que usted necesita un descanso.
  • Use a time chunk — again, Laamount of the chunk depends on you, but it should be something you can do without taking a break. If you can work 2 hours without a break, in one burst, then that should be your level. If you can only work 10 minutes before needing a breather, that’s your level.
  • Pruebe una pequeña unidad - 5 páginas, o 2 cosas en el esbozo, o 50 líneas de código.
  • Pruebe una unidad de mayor tamaño - un capítulo de una novela, por ejemplo.

¿Cuántas acciones para un próximo proyecto debería estar en mi lista?
Si tienes un proyecto que consta de múltiples acciones físicas, ¿cuántas de esas acciones deben escribir en tu lista? La respuesta es por lo menos una - todos los activos del proyecto debe tener por lo menos una próxima acción en un contexto lista. Si desea poner más, que realmente depende de usted, pero tenga en cuenta que tengan todas las acciones de su proyecto en el contexto de las listas puede ser intimidante y abrumador.

My recommendation is to go with one or two at the most. And if you have 2-3 next actions from a project listed on your context lists, be sure that each of them can be accomplished without something else being done first. For example, don’t put “Mail letter” and “Buy stamps” on your list, as you cannot do the first without first doing the second. Elfirst action (”Mail letter”) is known as a dependent action — you can’t do it without doing something else first. Don’t list dependent actions on your context lists, as it wastes your time to look at actions you can’t actually do.

Cuando hayas completado un proyecto de la siguiente acción, no sólo comprobar cual es. Asegúrese de escribir el proyecto de la próxima "próxima acción" en su lista, por lo que el proyecto sigue adelante. Si se le olvida, que está bien - durante su Weekly Review, una de las partes más importantes del proceso es asegurarse de que cada proyecto en sus proyectos tiene una lista siguiente acción que aparece en su contexto listas.

¿Cómo puedo manejar cada día o cada semana las acciones?
Si tiene tareas que se repiten cada día o cada semana (por ejemplo ropa, o un informe diario), hay varias maneras de manejar esto:

  • Póngalo en su calendario o archivo tickler como tarea recurrente. Todos los días (o cada semana, o sin embargo a menudo la tarea que se debe hacer), debería ver en tu calendario, y la nota en su lista como algo que hay que hacer hoy.
  • Hoy en día la lista - esto no es en realidad una parte de GTD, pero si lo desea, puede tener hoy una lista en la que tomar nota de la cosas que hay que hacer hoy - por ejemplo, su informe diario, o una de sus tareas más importantes (MITs ). No se ponga nada que no tienen una necesidad imperiosa de que se hace hoy en día de hoy en su lista, o será inútil. Sugiero que solo tienen tres cosas en esta lista.
  • Contexto lista - se puede poner sólo la tarea en la parte superior de la lista de contexto y, a continuación, todos los días, cuando se compruebe su contexto lista, podrás ver allí.
  • Rutinas - esto no es explícitamente una parte de GTD, pero puede crear una lista separada para las rutinas diarias y semanales rutinas que te asegures de que compruebe los artículos cada día o cada semana. En realidad, GTD permite otras listas, como listas de verificación, por lo que esta técnica podría ser parte de GTD.

¿Qué contextos debo usar?
This is a highly personal choice, and also takes experimentation to get it right. Elmain idea is to group your next actions so that when you look at a context list, you are only looking at tasks that can actually be done right now, in the location you’re in with the tools you have. So if you look at your Home list, it should not contain items that can only be done from your work computer. Similarly, your Work list should not contain your errands that can only be done on the road. You can further break down a context such as Work if there are different contexts at work. For example, if you use different work locations, and some tasks can only be done at one of the locations. In that case, you should not be looking at those tasks if you’re in the other location where the tasks can’t be done. If you start to notice that there are next actions on your context list that you cannot actually do right now, that is either because 1) your contexts need to be re-examined; 2) the task is not actually a next action but a dependent task or project; or 3) the next action belongs on your Someday/Maybe list.

Para que se pegue

Tengo problemas para pegar a mi Weekly Review. Alguna sugerencia?

Esta es una toughie para la mayoría de GTDers (yo incluido). Es mejor analizar por qué está teniendo problemas, y la dirección de la razón. He aquí algunas sugerencias:

  • Si la revisión semanal es demasiado largo, por abreviar el procesamiento de su bandeja de entrada para vaciar el día anterior, y asegurarse de que su proceso de racionalización de la revisión es .
  • Si usted encuentra que usted obtiene demasiado ocupado y mantener el Weekly Review empujar de nuevo, trate de primera hora de la mañana del lunes. Una cita de dos horas, y no dejar que nada interrumpirla.
  • Si esto no funciona, lo hacen el domingo por la tarde, cuando tenga más tiempo.
  • Prémiese para rellenarlo. En realidad, completando el Weekly Review es una recompensa en sí misma, porque es bueno para su sistema organizado, con el fin de recordar a usted que. Pero también dése una recompensa externa.

Para más detalles, véase ¿Cómo hacer la revisión semanal en menos de una hora .

Ayuda! He desactivado falllen GTD y no puedo volver.
Esto ocurre todo el tiempo - la gente gung-ho sobre GTD y luego un par de meses más tarde, algo que se sale demasiado ocupado para mantener el sistema organizado, y se desmorona. Afortunadamente, GTD es super fácil de volver a - de hecho es más fácil volver a lo que es para empezar en primer lugar, porque usted ya conoce el sistema y probablemente todavía tiene todas las herramientas adecuadas - es sólo una cuestión de establecer usted mismo y obtener actualizado. Es realmente divertido empezar de nuevo.

Algunas sugerencias:

  • Pruebe algunas herramientas that you love to use. For me, that’s the Moleskine notebook, as it is just a pleasure to use. For others, that might be a PDA or a cool online app. Eltools you use are important, as they make you want to use the system. However, don’t obsess over them.
  • ¡No se. Muchas personas hacen complicados sistemas que son difíciles de mantener juntos. Inicio fácil, tal vez con el papel o las herramientas más simples herramientas en línea, y no recibe por la borda.
  • Pruebe con una versión(véase la parte superior de esta FAQ para más). No es necesario empezar a plena potencia - simplemente hacer un par de cosas y luego añadir más tarde si es necesario. Es posible que la versión mínima es todo lo que necesita.

¿Cómo mantener una vez a empezar de nuevo? Véase la siguiente pregunta.

Tengo problemas para la pervivencia de GTD.
¿Cómo mantener GTD si mantiene la caída de ella? Pruebe estas sugerencias:

  • Weekly Review. Elkey to sticking with GTD is the Weekly Review. Keep it short and simple, but be committed to it. If you only start with a minimal system, be sure to still do the Weekly Review. It keeps your system up to date, even if you get too busy to keep it up to date throughout the week.
  • Hábitos. GTD es en realidad una serie de hábitos (véase Para Zen Hecho for more), and the problem is that we try to adopt them all at once. If you’ve been reading Zen Hábitos for awhile, you know that you’re more likely to be successful if you try to adopt one habit at a time. Try that with GTD — just do one habit first, then the next, and so on. You are much, much more likely to make GTD a habit as a whole and stick with it using this method.
  • Comience con algo pequeño. Instead of doing the whole system at once, try a minimal version (see the top of this FAQ for more). Elminimal version is much less hassle to maintain, and therefore you’re more likely to use it and stick with it. ¡No se.
  • Herramientas you love. Una vez más, utilizando las herramientas que el amor que sea más probable que usted realmente utilizarlos, y por lo tanto mantener el sistema. Una vez más, no se obsesiona más de las herramientas, pero los de selección que tienen un gran atractivo para usted.
  • Foro en línea. Una buena forma de palo con alguien es encontrar un grupo que está haciendo la misma cosa. Pruebe estos foros para ayudar a que atenerse con ella:

Ayúdame a mejorar este GTD FAQ - dejar preguntas en los comentarios, y voy a tratar de añadir a este FAQ cuando actualizarlo.

Ver también:

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Nuevos hábitos de desplazamiento Zen calendario
Optimice su productividad con el diario, semanal Rutinas
Kit de Supervivencia de los Padres: Una Lista de comprobación Esté Preparado
Simplifique sus hábitos alimenticios y comidas
La primera regla de la simplificación: Identificar los esenciales (o, ¿Cómo evitar el vacío)




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