Zen Kanji

productividad

Zen Habits (Leo Babauta) - Spanish

Cómo simplificar su sistema de presentación, o, ¿Por qué Apilando Sólo que no funciona

Todos los lunes es el Día de Productividad y Organización en el Zen hábitos.
¿Su sistema de archivo son las pilas de papel, o es tu "a menos que se" desborde carpeta?
Si tiene problemas con la presentación de sus documentos, puede que tenga que encontrar una manera de simplificar su sistema de archivo para mantenerse organizado.
La presentación es algo que muchas personas tienen un problema [...]

Todos los lunes se Día de la productividad y Organización Zen en hábitos.

¿Su sistema de archivo son las pilas de papel, o es tu "a menos que se" desborde carpeta?

Si tiene problemas con la presentación de sus documentos, puede que tenga que encontrar una manera de simplificar su sistema de archivo para mantenerse organizado.

La presentación es algo que muchas personas tienen un problema con el - no está solo. Pero la organización no sólo puede hacer más productiva, que puede simplificar su vida y hacer menos estresante.

Ser organizado no tiene un complicado sistema para la presentación. Simplemente requiere que tenga un lugar para todo, y adquirir la costumbre de las cosas que pertenecen escribir inmediatamente.

Si usted tiene un complicado sistema de archivo que desea simplificar, o si usted no tiene ningún sistema de archivo en todos, echemos un vistazo a la manera de simplificar el sistema y mantener las cosas perfectamente organizado.

1. Reducir antes de organizar. La primera regla de la organización es que se debería eliminar la innecesaria antes de organizar a todos. Si tienes una presentación que del cajón de desbordamiento, o las pilas de papel que es necesario la presentación, que siempre va a organizar - y aun así, será difícil encontrar cosas.

A continuación le indicamos cómo simplificar sus documentos y archivos antes de organizar:

  1. Ponga todo en una gran pila. Si no pueden ir en una pila, que más de uno, pero mira como continuación de la primera pila. Si tiene carpetas que son un desastre, se los saca y añadirlas a la pila. Hace poco lo hizo con mi sistema de archivo y la reducción de los archivos en dos tercios. Tomó alrededor de una hora.
  2. Ir a través de ellos, uno a la vez. Recoger cada documento o carpeta y decidir lo que hay que hacer con ellos. Si no puede ver lo que necesita en un par de meses, lanzarlo. Predeterminado para tirar (o fragmento, o reciclar). Deshágase de todo lo que pueda. Nunca he lamentado lanzando un documento.
  3. Ruta. Si no puede tirar algo, trate de ruta a otra persona. Descarga de tu escritorio.
  4. Archivo. Si el documento es absolutamente fundamental, y usted puede estar seguro de que usted necesitará de nuevo, entonces debe ser presentada. Echemos un vistazo a cómo configurar un sistema sencillo para hacer eso.

2. Simple presentación. Estoy de acuerdo con David Allen Hacer las cosas , Que recomienda que utilice un medio simple, sistema de presentación alfabético. Sólo tiene que utilizar llanura carpetas manila con etiquetas (puedes comprar un fabricante de la etiqueta si se quiere), la creación de un archivo para cada cliente, proveedor y / o proyecto.

Creo que la mayoría de las personas sólo necesitan un cajón para la presentación. Ahora, voy a admitir que hay algunos trabajos que requieren mucho más que eso, pero para la media de los empleados (por cuenta propia o ajena), un cajón es todo lo que necesita. Y si limitarse a un cajón, le obligue a echar a los archivos innecesarios cuando se llena el cajón.

No overthink esto. Crear un archivo, el archivo y que en orden alfabético. Manténgalo simple.

3. Archivo immediately. The key to keeping your filing system up to date is to file things right away. When you’re processing your inbox, and you run across something that doesn’t require action but that you might need to file later, don’t put it in a pile to be filed later. Don’t put it in a folder labeled “To Archivo” or “Miscellaneous”.

Simplemente abra su presentación cajón (hay que cerrar la mano), sacar la carpeta correspondiente, poner el documento en sí, y que el archivo. Que tarda unos 5 segundos, y luego ya está. Si no lo hace ahora, se empezarán a acumular, y apilado simplemente no funciona.

¿Por qué no funciona de apilamiento: Debido a que sólo se amontona y luego la pila es un poco intimidante y, a continuación, antes de que lo sepas que tienes un enorme montón que no quiere pasar. Entonces usted no puede encontrar cualquier cosa cuando lo necesita, y ahora ya no tiene un sistema de registro. Sé que algunas personas piensan que sus pilas están organizados en una especie de sistema, pero son ineficientes pilas (si no está trabajando sobre ellos en este momento), ya que constantemente tiene que volver a lo que factor de pila es para qué y qué documentos son en cada pila, y cuando se necesita un documento, que toma demasiado tiempo para encontrarlo. Además, clutters hasta su escritorio, le distraiga de su trabajo.

4. Tener a mano los materiales. Siempre tienen una gran oferta de carpetas de manila y etiquetas a mano. Si tiene un documento que debe presentarse para la futura referencia, pero el archivo no existe para él, sin embargo, que hará que la presentación fuera hasta más tarde si usted no tiene los materiales a mano. Usted no tiene ganas de levantarse para conseguir una carpeta de manila o de la etiqueta cada vez que se necesita presentar algo, así que lo fuera. Y que se crean montones.

Así que en lugar de ello, sólo tienen el material en un cajón, para facilitar el acceso. Cuando usted necesita para hacer un nuevo archivo, basta con colocar una etiqueta en, palo en el documento, y que el archivo en orden alfabético.

5. Reducir sus necesidades a través del tiempo. Durante el último año o así, he sido consciente la reducción de las necesidades de mi presentación para que yo ahora apenas usar mi presentación cajón. Claro, al menos una vez a la semana voy a tirar de abrir el cajón para ver un archivo, el archivo, pero muchos menos documentos que solía. Le recomiendo que hagan lo mismo, lenta y conscientemente, la reducción de las necesidades de su presentación. Estos son algunos consejos para hacerlo:

  • Almacenar la información de referencia en línea. Ahora, cuando tengo que mirar algo, me pulse una combinación de teclas (yo uso AutoHotkey para abrir sitios web y documentos) y el documento se abre con toda la información que necesito. Contactos, información presupuestaria, las ideas, los registros, y mucho más en línea son todos, así que ya no necesitan copias de ellos y no es necesario que el archivo ellos.
  • Reducir los de papel. Pregunte a la gente a enviarle un correo electrónico o fax en lugar de enviar un documento por correo. En esta edad, todo es creado en el ordenador, y el envío de copias impresas está obsoleta. Exija digital. También adoptará medidas para poner fin a las versiones en papel de boletines, revistas y otros documentos tales.
  • Detener la impresión de material. Mucha gente todavía el correo electrónico o imprimir los documentos que reciban, o incluso de documentos que crean ellos mismos. Pero entonces usted tiene dos copias de la misma, que está matando a los árboles, y ahora tiene que presentar la versión en papel, así como el digital. Y es mucho más fácil la búsqueda de información digital cuando lo necesite.
  • Analizar los otros documentos. Cada vez que el archivo algo, pregúntese si realmente necesita una versión impresa del mismo. ¿Está disponible en línea? ¿Realmente tienen que ser enviados a usted? ¿Es mejor para escanear y almacenarlo digitalmente? ¿Hay alguna forma de eliminar la necesidad de este documento? Y lentamente, uno por uno, reducir su necesidad de que todas las cosas de entrada.

Pídale a su propios métodos de presentación? Tienen otras ideas? Háganos saber en los comentarios o discutir en el Zen hábitos foros .

Ver también:

zen-productivity ++
Revisión de libros: Simplifique su vida
Modo Conectado: 10 maneras de mantenerse en línea con el trabajo productivo
Ahora disfrutar de la vida, y guardar para más tarde, o bien, ¿Por qué retrasó Satisfacción es una falsa dicotomía
Cómo realizar la ejecución de su lista de cosas por hacer: o, ¿Por qué escribir de Down que en realidad no GET IT DONE
Cómo vivir con una paz Packrat




Zen Habits - Spanish
Busque en nuestra página web: