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Zen Habits (Leo Babauta) - Italian

Perché tua casella di posta non è una buona To-do list


Prendete cose da fare su e-mail per un più efficiente, saner modo di lavorare.

Post scritto da Leo Babauta . Seguimi su Twitter .

New York Times David Pogue tecnologica scrittore, uno scrittore io ammiro, recentemente elencate alcune delle la sua migliore produttività suggerimenti - Ed è una buona lista. Una cosa che ho notato con interesse che egli utilizza la sua casella di posta come un elenco, che è una pratica abbastanza comune.

E mentre c'è certamente nulla di sbagliato in questo, e ho fatto io stesso, ho voluto fare una rapida counterargument.

Una casella di posta in arrivo non è la migliore lista di cose da fare, ed ecco perché:

1. Non è possibile modificare le righe. Ciò significa che il tuo to-do list è costituita da righe che spesso non hanno nulla a che fare con l'azione che si devono prendere. Una e-mail che dice "l'incontro di oggi" potrebbe davvero essere una azione di effettuare una chiamata o inviare un file a qualcuno. Avrai bisogno di aprire ogni email per trovare le azioni, il che è molto inefficiente. Oppure, è necessario ricordare che le azioni sono associate a ogni e-mail, e che sconfigge il punto di un elenco di cose da fare ... la lista è supposto da ricordare per voi, e lo stress di distanza dal tuo cervello.

2. Ci potrebbe essere più azioni in ogni e-mail. Che cosa succede se un e-mail contiene 10 punti a fare? Non è possibile eliminare o archiviare la posta elettronica quando hai fatto una o due delle azioni. It'll rimanere nella tua casella di posta tutte le 10 fino al termine, come se nulla è stato fatto. Inoltre, si potrebbe dimenticare che vi sono più azioni in una e-mail o cancellare i file quando hai fatto una delle azioni - che sia o sarete costretti a ricordare che vi sono più azioni di e-mail, ancora una volta sconfiggere la scopo di un to-do list.

3. Non è possibile ri-ordinare le e-mail (di solito). Molti programmi di posta elettronica (come il meraviglioso Gmail), a mostrare le email in modo che arrivino Quali mezzi se si vuole mettere i più importanti elementi nella parte superiore, non è possibile. Se si desidera che il raggruppamento di tutte le commissioni per gli oggetti, dovrete creare un marchio che per guardare e là. Non è così flessibile come anche il più semplice da fare programma.

4. Non è possibile prioritizzare il tuo-DOS. La maggior parte dei lettori sanno che sono una fan di scegliere la tua top 3 più importanti compiti di ogni giorno (cfr. Il potere di meno e Zen Per Fatto per di più). Ma non si può elenco solo i primi 3 più importanti compiti in email - dovete elencarli tutti. In essi arrivino E 'possibile fare una soluzione per questo, e creare un marchio o una cartella solo per compiti importanti, ma allora perché usare la tua e-mail come un to-do list? Perché non utilizzare un vero e proprio elenco di cose da fare che funziona il modo in cui è dovuto?

5. Una casella di posta contiene distrazioni. Questa è probabilmente la cosa peggiore che su questa lista: se stai cercando a cose da fare in e-mail, siete in grande pericolo di nuovi messaggi di posta elettronica provenienti e si distrae. Credo che sia una cattiva idea avere e-mail su tutto il tempo - che rende difficile la messa a fuoco. Preferirei un semplice elenco di cose da fare che ti permette di spegnere e-mail mentre si sta cercando di ottenere un lavoro importante svolto.

Che cosa è un metodo migliore? Semplice: scegliere un semplice elenco di cose da fare e come elaborare la vostra casella di posta, tirare fuori le azioni per la to-do list. Un notebook o scheda funziona bene, così come un semplice programma, come Taskpaper (il mio preferito attuale) o anche un file di testo nel Blocco note o TextEdit. Se si imposta un tasto di scelta rapida per la vostra applicazione di fare o di un file, si prende un solo secondo di copiare e incollare un to-do da una e-mail.

Non sto dicendo che non può lavorare bene e ottenere grandi cose fatte utilizzando una e-mail ricevute come un to-do list. David Pogue, ovviamente, riesce a ottenere un fatto molto in questo modo, e ho fatto di tanto in tanto. Ma non è il modo migliore, almeno per coloro che come un modo semplice per trovare individuale, elementi di azione, la priorità di compiti, e di lavorare senza distrazioni.

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