Zen Kanji

produktivitet

Zen Habits (Leo Babauta) - Danish

Email Zen: Clear Out din indbakke

Jeg bruger Gmail udelukkende til email, og det udgør en stor del af mit todages arbejdspladser. Jeg får en fair værdi af e-mail hver time, og jeg er temmelig hurtigt ved at reagere.
Men en ting du meddelelse om min Gmail-indbakke er, at det er bare om altid tom.
Det giver mig en Zen følelse til [...]


Jeg bruger Gmail udelukkende til email, og det udgør en stor del af mit todages arbejdspladser. Jeg får en fair værdi af e-mail hver time, og jeg er temmelig hurtigt ved at reagere.

Men en ting du meddelelse om min Gmail-indbakke er, at det er bare om altid tom.

Det giver mig en Zen følelse at have en ren indbakke, en følelse af fred og ro og tilfredshed. Jeg varmt anbefale det til alle. Jeg var ikke altid sådan her - jeg havde mange e-mails i min indbakke i fortiden. De vil sidde der, til tider ulæst, undertiden blot venter på en indsats, til tider venter på at blive gemt, og andre, der blot venter, fordi jeg var procrastinating. Jeg havde også mange mapper til arkivering min e-mail, så jeg kunne finde dem, når jeg havde brug for dem. Det ville tage mig et stykke tid at file nogle gange, så jeg vil sige det off. Mange mennesker, jeg kender, er den samme måde.

Men GTD ændret at (såvel som 43 mapper m.fl.), og for næsten et år nu, jeg har været ret konsekvent om at have en ren indbakke.

Her er mit enkle trin til at nå Email Zen:

1)Må ikke tjekke e-mail første ting om morgenen, eller har det konstant på. Dette er et tip der tilbydes af mange blogs, så intet nyt her. Tjek e-mail første ting får du sidder fast i e-mail for en stund. I stedet vil dine vigtigste ting for dagen, eller de ting, du har været procrastinating oftest på. Så check email. Endnu bedre, må du 2 eller 3 ting først. Også, hvis du er under konstant kontrol e-mail i løbet af dagen, eller det giver dig besked, så snart en e-mail kommer i, bliver du konstant distraheret og ikke i stand til at fokusere på opgaven, før du. Jeg tjekke en gang i timen, men du kan have forskellige behov.

2)Når du tjekker dine e-mails, disponere over hver en, en ad gangen, med det samme. Træffe en afgørelse om, hvad der skal gøres for hver email.

2a)Er det junk eller nogle fremsendte e-mail? Papirkurv med det samme.

2b)Er det en lang e-mail, du lige har brug for at læse om oplysninger? Fil i en skrivebeskyttet mappe (eller tag det Læs og arkiv) eller udskrive den til at læse på vejen (mens du venter på linje, for eksempel).

2c)Hvis den e-mail kræver en indsats, gøre et notat af aktionen på din to-do eller GTD listertil at gøre senere. Bemærk også, at tjekke e-mail for info om nødvendigt. Derefter arkivere e-mailen. Du kan nemt finde den senere, når du skal udføre denne opgave.

2d)Hvis du kan svare på det i et minut eller to, skal du gøre det straks. Læg ikke det off. Hvis du venter, kan du ende med en pukkel af e-mails til at reagere på, og du kan aldrig komme rundt til det. Jeg reagerer hurtigt, med en kort bemærkning, og send det med det samme. På den måde I'm ses som lydhør og på toppen af tingene.

2e)Hvis du har brug for at følge op på den e-mail senere, eller venter på et svar, bemærk det på en Waiting For liste. Ikke bare lade det være i din indbakke som en påmindelse.

3)Jeg har kun én mappe: Arkiv. Når jeg svare på en e-mail, eller er færdig med at læse det, hvis det ikke behøver svar, eller note det på min to-do liste, jeg arkivere det. Enkelt er det. Du kan tilføje en skrivebeskyttet mappe, hvis du vil. Jeg plejer at udskrive længere dem til at læse senere, gerne under frokost eller mens man venter på noget. Andre mennesker har en aktion mappe eller en Waiting For mappe, men jeg synes, at det er kun en ekstra indbakke (eller "spand" som GTD's David Allen kalder det), at du har til stadighed at kontrollere. Jeg kan ikke lide at tjekke ekstra mapper. Jeg har mine to-do-lister og jeg venter på listen, og det er godt nok. Så det er så simpelt som at trykke på "Arkiv" på en e-mail, og hvis jeg har brug for at finde den senere, Gmails søgning er så godt, at det er nemt at finde. Jeg har aldrig haft nogen problemer med systemet.

Email Zen er så let: Tjekke e-mail med regelmæssige perioder, skride til handling på hver enkelt e-mail med det samme (eller bemærke det på en liste til at gøre senere) og arkiv.

Ahhh. Tøm indbakke!

Se også:

zen-productivity ++
2007: Min største år nogensinde
6 Tips til pendling til arbejde Bike
Nå målene med min søn: Vores Harry Potter Marathon
Baby Makes Otte: Raising Seks Kids - Del 1
Baby Makes Otte: Raising Seks Kids - Del 2, organisation udgave




Zen Habits - Danish
Søg på vores website: