Zen Kanji

produktivitet

Zen Habits (Leo Babauta) - Danish

Hvorfor din indbakke er ikke en god på opgavelisten


Tage to-dos ud af e-mail til en mere effektiv, saner måde at arbejde på.

Post skrevet af Leo Babauta . Følg mig på Kvidre .

New York Times techonology forfatter David Pogue, forfatter Jeg beundrer, som for nylig er anført nogle af hans bedste produktivitet tips - Og det er en god liste. En ting jeg bemærkede med interesse, er, at han bruger sin e-mail-indbakke som en to-do liste, som er en forholdsvis almindelig praksis.

Og samtidig er der bestemt ikke noget galt med, og jeg har gjort det selv, jeg ønskede at gøre en hurtig counterargument.

En e-mail-indbakke, er ikke den bedste til-do-listen, og her er hvorfor:

1. Du kan ikke ændre subject lines. Det betyder, at din to-do liste er sammensat af subject lines, som ofte ikke har noget at gøre med den handling, du skal tage. En e-mail, der siger "dagens møde" kan virkelig være en indsats for at ringe til en eller sende en fil til en anden. Du bliver nødt til at åbne hver e-mail for at finde de aktioner, som er meget ineffektive. Eller skal du huske, hvilke foranstaltninger der er forbundet med hver enkelt e-mail, og det nederlag det punkt i en to-do liste ... listen er meningen at huske for dig, og tage stress væk fra din hjerne.

2. Der kan være flere aktioner i hver e-mail. Hvad nu, hvis en e-mail indeholder 10 to-do elementer? Du kan ikke slette eller arkivere e-mail, når du har gjort et eller to af aktionerne. Det vil forblive i din indbakke, indtil alle 10 er færdig, som om intet er sket. Også, kan du glemme, at der er flere aktioner i en e-mail og fil eller slette det, når du har gjort en af de aktioner - enten det, eller vil du blive tvunget til at huske på, at der er flere aktioner i e-mailen, igen besejre den Formålet med en opgaveliste.

3. Du kan ikke ændre rækkefølgen på de e-mails (som regel). Mange e-mail-programmer (såsom den vidunderlige Gmail) blot vise e-mails i den rækkefølge de kommer i. Hvilket betyder, hvis du ønsker at sætte de vigtigste elementer i toppen, kan du ikke. Hvis du ønsker at samle alle de punkter, ærinder, er du nødt til at oprette en etiket for det og kigge der. Det er ikke så fleksible, som selv de mest simple til-do-programmet.

4. Du kan ikke prioritere din to-dos. De fleste læsere ved, at jeg er en fan for at vælge din top 3 vigtigste opgaver hver dag (se The Power of Mindre og Zen til Done for mere). Men du kan ikke listen bare dine top 3 vigtigste opgaver i e-mail - du er nødt til at nævne dem alle. I den rækkefølge de kommer i. Det er muligt at gøre en løsning på dette, og oprette en etiket eller mappe bare for vigtige opgaver, men så hvorfor bruge din e-mail som en to-do-liste? Hvorfor ikke bruge en faktisk to-do liste, der fungerer sådan, det er meningen at?

5. En e-mail-indbakke indeholder distraktioner. Dette er nok det værste, der er opført på listen: Hvis du kigger på din to-dos i e-mail, du er i meget stor fare for nye e-mails kommer og distraherer dig. Jeg synes det er en dårlig idé at have e-mail på hele tiden - det gør det vanskeligt at fokusere. Jeg vil foretrække en simpel to-do liste, der giver dig mulighed for at lukke e-mail, mens du forsøger at få vigtige arbejde.

Så hvad er en bedre metode? Simpelt: vælg en simpel to-do liste, og som du behandler din e-mail-indbakke, trække sig ud af de aktioner, der den på opgavelisten. En notesbog eller indeks kortet fungerer fint, og det samme gælder et simpelt program, som Taskpaper (min nuværende favorit) eller endda en tekstfil i Notesblok eller TextEdit. Hvis du opretter en tastaturgenvej til din to-do app eller filen, er det kun tager et sekund for at kopiere og indsætte en to-do fra en e-mail.

Jeg siger ikke, du ikke kan arbejde godt og opnå store ting gjort ved hjælp af en e-mail-indbakke som en opgaveliste. David Pogue åbenbart formår at få en masse gjort denne måde, og jeg har gjort det fra tid til anden. Men det er ikke den bedste måde, i det mindste for dem, der gerne en enkel måde at finde individuelle, handlingsrettede punkter, til at prioritere opgaverne, og at arbejde uden forstyrrelser.

--
Hvis du kunne lide denne artikel, skal dushare it on del.icio.us, StumbleUpon or Kvidre. Jeg vil sætte pris på det. :)

zen-productivity ++
Tag Masser af Pauser at få flere Udfaerdiget
Væsentlige Motivation Handbook
Den Sunde og Fit Algorithm
Tre enkle ændringer Få Fit og Green på samme tid
Hvad Google Chrome OS Midler til Computing




Zen Habits - Danish
Søg på vores website: