Zen Kanji

produktivitet

Zen Habits (Leo Babauta) - Norwegian

Epost Zen: Tøm ut Innboks

Jeg bruker Gmail eksklusivt for epost, og det utgjør en stor del av min todagers jobber. Jeg får en god del e-post hver time, og jeg er ganske rask til å svare.
Men én ting vil du se om mine Gmail-innboksen er at det er nesten alltid tom.
Det gir meg en Zen følelse å [...]


Jeg bruker Gmail eksklusivt for epost, og det utgjør en stor del av min todagers jobber. Jeg får en god del e-post hver time, og jeg er ganske rask til å svare.

Men én ting vil du se om mine Gmail-innboksen er at det er nesten alltid tom.

Det gir meg en Zen følelse å ha en ren innboks, en følelse av fred og ro og tilfredshet. Jeg anbefaler det til alle. Jeg var ikke alltid slik - Jeg fikk mange e-poster i innboksen min i fortiden. De ville sitte i det, noen ganger uleste, noen ganger bare venter på en handling, noen som venter på å bli arkivert og andre venter bare fordi jeg var procrastinating. Jeg hadde også mange mapper for å organisere e-posten min, så jeg kan finne dem når jeg trengte dem. Det ville ta meg litt tid til fil noen ganger, så jeg ville sette den av. Mange jeg vet er det på samme måte.

Men GTD endret som (så vel som 43 Mapper og andre), og i nesten et år nå, jeg har vært ganske konsekvent om å ha en ren innboks.

Her er mitt enkle trinn for å oppnå Epost Zen:

1)Ikke sjekk e først i morgen, eller det er stadig på. Dette er en spiss som tilbys av mange blogger, så ikke noe nytt her. Sjekke e første får du fast i e-post for en stund. I stedet bruker de viktigste for dagen, eller ting du har vært procrastinating på det meste. Deretter sjekker e-post. Bedre ennå, trenger 2 eller 3 ting først. Og hvis du er konstant sjekker e-post hele dagen, eller den gir deg beskjed så snart en e-post kommer inn, blir du konstant distrahert og ikke i stand til å fokusere på oppgaven før deg. Jeg sjekke en gang i timen, men du kan ha ulike behov.

2)Når du sjekker e-posten, kast hver, ett om gangen, med en gang. Foreta en beslutning om hva som må gjøres på hver e-post.

2a)Er det useriøs eller videresendt epost? Kast den umiddelbart.

2b)Er det en lang e-post om at du bare trenger å lese om informasjon? Fil i en Les mappe (eller merke det Lese og arkiv) eller skrive den ut for å lese på veien (mens du venter på linje, for eksempel).

2c)Hvis e krever handling, noterer handlingen på å gjøre eller GTD listerå gjøre senere. Vær også oppmerksom på å sjekke e-post for info om nødvendig. Deretter arkivere e-posten. Du kan lett finne den igjen senere når du trenger å gjøre den oppgaven.

2d)Hvis du kan svare på det i et minutt eller to, gjør dette umiddelbart. Ikke legg den av. Hvis du venter, vil du ende opp med en backlog av e-postmeldinger til å reagere på, og du kan aldri komme seg rundt på den. Jeg reagere raskt, med et kort notat, og sende det med en gang. På den måten jeg er sett på som responsive og på toppen av ting.

2e)Hvis du trenger å følge opp på e-post senere, eller venter på svar, noterer det på en venter på listen. Ikke la det være i innboksen som en påminnelse.

3)Jeg har bare én mappe: Arkiv. Når jeg svarer på en e-post, eller leser den hvis den ikke trenger svar, eller merk det på min liste over gjøremål, jeg arkivere det. Enkelt er det. Du kan legge til en Les mappe hvis du vil. Jeg pleier å skrive ut lenger som å lese senere, for eksempel under en lunsj eller mens du venter på noe. Andre mennesker har en handling mappe eller venter på mappen, men jeg synes at det er bare en ekstra innboksen (eller "bøtte" som GTD's David Allen kaller det) at du må stadig sjekk. Jeg liker ikke å se ekstra mapper. Jeg har mine til gjøremålslister og min venter på listen, og det er god nok. Derfor er det så enkelt som å trykke på "Arkiv" på en e-post, og hvis jeg trenger å finne den igjen senere, Gmail er så god at det er lett å finne. Jeg har aldri hatt noen problemer med dette systemet.

Epost Zen er så lett: Sjekke e-post med jevne perioder, må du handle på hver e-post med en gang (eller merke den på en liste for å gjøre senere), og arkiv.

Ahhh. Tom innboks!

Se også:

zen-productivity ++
2007: My Greatest år noensinne
6 Tips for Commuting til arbeid med sykkel
Oppnå mål med min sønn: Våre Harry Potter Marathon
Baby Lager Åtte: øker Seks Kids - Part 1
Baby Lager Åtte: øker Seks Kids - Del 2, organisasjon edition




Zen Habits - Norwegian
Søk i vårt nettsted: