Zen Kanji

produktivitet

Zen Habits (Leo Babauta) - Norwegian

Hvorfor e-postinnboksen er IKKE en bra liste over gjøremål


Ta to-dos ut av e-post for en mer effektiv, saner måte å arbeide på.

Innlegg skrevet av Leo Babauta . Følg meg på Twitter .

New York Times techonology skribenten David Pogue, en forfatter jeg beundrer, nylig oppført noen av hans beste produktiviteten tips - Og det er en god liste. En ting jeg bemerket med interesse er at han bruker sin e-innboksen som en liste over gjøremål, som er en ganske vanlig praksis.

Og mens det er absolutt ingenting galt med det, og jeg har gjort det selv, vil jeg foreta en rask counterargument.

En e-innboksen er ikke den beste å gjøre, og her er hvorfor:

1. Du kan ikke endre emnelinjene. Dette betyr at to-do listen er laget av emnelinjene som ofte har ingenting å gjøre med den handlingen du må ta. En e-post som sier "dagens møte" kan faktisk være en handling for å ringe noen eller sende en fil til noen. Du må åpne hver e-post for å finne tiltak som er meget ineffektive. Eller, må du huske hvilke handlinger er knyttet til hver e-post og at Tap poenget med en liste over gjøremål ... listen er ment å huske for deg, og ta stress vekk fra hjernen.

2. Det kan være flere tiltak i hver e-post. Hva om en e-post inneholder 10 til gjøremål? Du kan ikke slette eller arkivere e-post når du har gjort en eller to av de handlinger. Det vil fortsatt være lagret i innboksen til alle 10 er ferdige, som om ingenting er blitt gjort. Også, kan du glemme at det finnes flere handlinger i en e-post og filer eller slette den når du har gjort en av handlinger - enten det, eller vil du bli tvunget til å huske at det er flere tiltak i e-posten, igjen bekjempe den Hensikten med en liste over gjøremål.

3. Du kan ikke endre rekkefølgen på e-post (vanligvis). Mange e-postprogrammer (for eksempel den fantastiske Gmail) bare vise e-postmeldinger i den rekkefølgen de kommer i. Det betyr at hvis du vil sette den viktigste eks øverst, kan du ikke. Hvis du vil gruppere alle elementene for errands, må du lage en etikett for den og ser der. Det er ikke så fleksibelt som selv de mest enkle å gjøre programmet.

4. Du kan ikke prioritere din til oppgavelister. De fleste lesere vet at Jeg er fan av å velge dine topp 3 Mest viktige oppgaver hver dag (se The Power of Mindre og Zen Slik Done for mer). Men du kan ikke liste bare topp 3 Most Important Oppgaver i e-post - må du føre dem alle. I den rekkefølgen de kommer i. Det er mulig å gjøre en mulig løsning på dette, og lage en etikett eller mappe bare for viktige oppgaver, men hvorfor bruke din e-post som en liste over gjøremål? Hvorfor ikke bruke en aktuell liste over gjøremål som fungerer slik den skal?

5. En e-post innboksen inneholder distraksjoner. Dette er sannsynligvis det verste på denne listen: hvis du ser på to-dos i epost, du er i stor fare for nye e-postmeldinger som kommer inn og forstyrrende deg. Jeg tror det er en dårlig idé å ha e-post på hele tiden - det gjør det vanskelig å fokusere. Jeg foretrekker en enkel liste over gjøremål som gjør det mulig å slå seg av e-post mens du prøver å få viktige arbeidet gjort.

Så hva er en bedre metode? Enkelt: Velg en enkel liste over gjøremål, og som du behandle innboksen, trekk ut handlingene til liste over gjøremål. En bærbar eller indekssiden kortet fungerer bra, det samme gjør et enkelt program, for eksempel Taskpaper (min nåværende favoritt) eller en tekstfil i Notepad eller TextEdit. Hvis du setter opp en hurtigtast for å gjøre programmet eller filen, det bare tar et sekund for å kopiere og lime inn en to-do fra en e-post.

Jeg sier ikke du ikke kan fungere godt, og få store ting gjøres ved hjelp av en e-post-innboksen som en liste over gjøremål. David Pogue tydeligvis klarer å få mye gjort på denne måten, og jeg har gjort det fra tid til annen. Men det er ikke den beste måten, iallfall for de som liker en enkel måte å finne individuelle, praktiske ting, til å prioritere oppgaver og til å arbeide uten distraksjoner.

--
Hvis du likte denne artikkelen, kan dudele den på del.icio.us, StumbleUpon eller Twitter. Jeg vil sette pris på det. :)

zen-productivity ++
Ta Masse Breaks å få mer Done
The Essential Motivasjon Handbook
Sunne og Fit algoritme
Tre enkle å komme i form og Green samtidig
Hva Google Chrome OS betyr for Computing




Zen Habits - Norwegian
Søk i vårt nettsted: