Zen Kanji

produktivitet

Zen Habits (Leo Babauta) - Swedish

Epost Zen: Clear Out Din Inkorg

Jag använder Gmail endast för e-post, och det utgör en stor del av min tvådagars jobb. Jag får en hel del e-post varje timme, och jag är ganska snabb på att svara.
Men en sak du kommer att märka om min Gmail-inkorg är att det bara handlar om alltid tom.
Det ger mig en Zen känslan att [...]


Jag använder Gmail endast för e-post, och det utgör en stor del av min tvådagars jobb. Jag får en hel del e-post varje timme, och jag är ganska snabb på att svara.

Men en sak du kommer att märka om min Gmail-inkorg är att det bara handlar om alltid tom.

Det ger mig en Zen känsla att ha en ren inkorg, en känsla av fred och lugn och tillfredsställelse. Jag rekommenderar den till alla. Jag var inte alltid så här - jag fick många mail i min inkorg i det förflutna. De skulle sitta där, ibland olästa, ibland bara väntar på en handling, ibland väntar på att få in, och andra bara väntar på att jag var procrastinating. Jag har också haft många mappar för att lägga min email, så jag skulle kunna hitta dem när jag behövde dem. Det skulle ta mig en stund att filen ibland, så jag skulle sätta den. Många människor jag känner är på samma sätt.

Men GTD förändrats som (liksom 43 mappar m.fl.), och för nästan ett år nu, jag har varit ganska överens om att ha en ren inkorg.

Här är min enkla steg för att uppnå Email Zen:

1)Försök inte kontrollera e första sak på morgonen, eller har det ständigt. Detta är ett tips som erbjuds av många bloggar, så inget nytt här. Kontrollera e-post första sak kommer du fastnat i e-post för en stund. I stället gör din viktigaste för dagen, eller vad du har procrastinating om mest. Sedan kontrollera e-post. Ännu bättre, gör 2 eller 3 saker först. Dessutom, om du ständigt kontrollera e-post under hela dagen, eller så anmäler dig så fort ett e-post kommer in, kommer du att bli ständigt distraherad och inte kunna fokusera på den uppgift framför er. Kollar jag en gång i timmen, men du kan ha olika behov.

2)När du kollar dina mail, att förfoga över var och en, en i taget, direkt. Fatta beslut om vad som behöver göras på varje mail.

2a)Är det skräp eller några vidarebefordras e-post? Papperskorgen det omedelbart.

2b)Är det en lång e-post som du bara måste läsa för information? Lämna in den på en Läs mapp (eller märka det Läs och arkiv) eller skriva ut det för att läsa på vägen (i väntan på linjen, till exempel).

2c)Om e-post kräver åtgärder, göra en anteckning av åtgärden på din att göra-eller GTD listoratt göra senare. Observera också att kontrollera e-post för info om det behövs. Sedan arkivera e-post. Du kan lätt hitta det senare när du behöver göra denna uppgift.

2d)Om du kan svara på det i en minut eller två, så gör det omedelbart. Fyll inte på det. Om du väntar, du kommer att sluta med en eftersläpning av e-post att svara på, och du kan aldrig komma runt det. Jag svarar snabbt, med en kort notering, och skicka det direkt. Det sätt jag uppfattas som lyhörd och ovanpå saker.

2e)Om du behöver för att följa upp om e-post senare, eller väntar på ett svar, notera det på ett Väntar på listan. Inte bara lämna det i inkorgen som en påminnelse.

3)Jag har bara en mapp: Arkiv. När jag svarar på ett e-post, eller avsluta behandlingen om den inte behöver svar, eller notera det på min att göra-listan, jag arkivera den. Enkelt är det. Du kan lägga till en Läs mappen om du vill. Jag brukar skriva ut längre som att läsa senare, liksom under lunchen eller i väntan på något. Andra människor har en åtgärd mapp eller väntar på mappen, men jag tycker att det är bara en ytterligare inkorg (eller "hink" som GTD: s David Allen kallar det) att du måste ständigt kontrollera. Jag tycker inte om att kontrollera extra mappar. Jag har min att göra-listor och jag väntar på listan och det är bra nog. Så det är så enkelt som att trycka på "Arkiv" på ett e-post, och om jag måste hitta den senare Gmails sökning är så bra att det är lätt att hitta. Jag har aldrig haft några problem med detta system.

Epost Zen är så lätt: Kontrollera e-post med jämna perioder, vidta åtgärder på varje e-post direkt (eller notera på en lista för senare) och arkiv.

Ahhh. Tom inkorg!

Se också:

zen-productivity ++
2007: Min största året någonsin
6 tips för Pendling till arbete Bike
Att uppnå mål med min son: Vår Harry Potter Marathon
Baby Gör Åtta: Raising Sex Kids - Del 1
Baby Gör Åtta: Raising Sex Kids - Del 2, organisation utgåva




Zen Habits - Swedish
Sök på vår webbplats: