Zen Kanji

produktivitet

Zen Habits (Leo Babauta) - Swedish

Varför din inkorg är inte bra att göra-lista


Ta till dos av e-post för en effektivare, saner sätt att arbeta.

Post written by Leo Babauta . Följ mig på Twitter .

New York Times techonology författaren David Pogue, en författare jag beundrar, som nyligen anges några av sitt bästa produktivitet tips - Och det är en bra lista. En sak som jag med intresse noterat att han använder sin e-post i inkorgen som en att göra-listan, vilket är en ganska vanligt förekommande.

Och samtidigt finns det säkert inget fel med det, och jag har gjort det själv, jag ville göra en snabb MOTARGUMENT.

Ett e-post är inte det bästa att göra-listan, och här är varför:

1. Du kan inte ändra ämnesrader. Detta innebär att din att göra-listan består av ämnesrader som ofta inte har något att göra med de åtgärder du behöver ta. Ett e-postmeddelande som säger att "dagens möte" kan verkligen vara en åtgärd för att ringa upp någon eller skicka en fil till någon. Du måste öppna varje mail för att hitta åtgärder som är mycket ineffektiv. Eller måste du komma ihåg vilka åtgärder som är förknippade med varje e-post och som besegrar den plats där en att göra-lista ... listan är tänkt att komma ihåg för dig, och ta stress från din hjärna.

2. Det kan finnas flera åtgärder i varje e-post. Vad händer om ett e-postmeddelande innehåller 10 att göra-objekt? Du kan inte radera eller arkivera e-post när du har gjort en eller två av åtgärderna. Det blir kvar i inkorgen tills alla 10 har gjort, som om ingenting har gjorts. Dessutom kan du glömma att det finns flera åtgärder i ett e-post och filer eller ta bort den när du har gjort en av de åtgärder - antingen det eller kommer du att vara tvungen att komma ihåg att det finns flera åtgärder i meddelandet, återigen besegra den Syftet med en att göra-lista.

3. Du kan inte ändra ordningen i mailen (oftast). Många e-postprogram (t.ex. underbar Gmail) bara visa mailen i den ordning de kommer in Vilket innebär om du vill få de viktigaste posterna i toppen, kan du inte. Om du vill gruppera alla objekt för ärenden måste du skapa en etikett för detta och ser det. Det är inte så flexibla som även de mest enkla att göra program.

4. Du kan inte prioritera din to-dos. De flesta läsare vet att jag är anhängare av att välja topp 3 viktigaste uppgifter varje dag (se The Power of Mindre och Zen vill Utfärdad för mer). Men du kan inte räkna upp just din top 3 viktigaste uppgifter i e-post - Du måste räkna upp dem alla. I den ordning de kommer i. Det är möjligt att göra en lösning för detta, och skapa en etikett eller mapp bara för viktiga uppgifter, men varför använda din e-post som en att göra-lista? Varför inte använda en faktiskt att göra-lista som fungerar precis som det är tänkt att?

5. Ett e-postmeddelande i inkorgen innehåller distraktioner. Detta är förmodligen det värsta på denna lista: Om du tittar på din to-dos i e-post, du är i mycket stor risk för nya e-postmeddelanden som kommer in och störande dig. Jag tycker det är en dålig idé att ha e-post hela tiden - det gör det svårt att fokusera. Jag skulle föredra en enkel att göra-lista som gör att du kan stänga av e-post samtidigt som du försöker få viktiga arbete.

Så vad är en bättre metod? Enkel: Välj en enkel att göra-listan och som du behandlar din e-post, dra ut åtgärder för att göra-lista. En anteckningsbok eller index kortet fungerar bra, liksom ett enkelt program som Taskpaper (min favorit) eller ens en textfil i Anteckningar eller Textredigerare. Om du skapar ett kortkommando för din att göra-app eller filen, det tar bara en sekund för att kopiera och klistra in en att göra från en e-post.

Jag påstår inte att du inte kan fungera bra och få bra saker gjorda med hjälp av en e-post i inkorgen som en att göra-lista. David Pogue uppenbarligen klarar av att få mycket gjort på detta sätt, och jag har gjort det från tid till annan. Men det är inte det bästa sättet, åtminstone för dem som gillar ett enkelt sätt att hitta enskilda, angripbara ex, att prioritera arbetsuppgifter och att arbeta utan distraktioner.

--
Om du gillade den här artikeln kan dudela det på del.icio.us, StumbleUpon eller Twitter. Jag skulle uppskatta det. :)

zen-productivity ++
Ta Många Raster för att få fler Utfärdad
De väsentliga Motivation Handbook
Friska och Fit Algorithm
Tre enkla ändringar Get Fit och grön på samma gång
Vad Google Chrome OS Hjälpmedel för Datakostnader




Zen Habits - Swedish
Sök på vår webbplats: