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Zen Habits (Leo Babauta) - Portuguese

Porque Seu e-mail recebido não é uma boa lista de tarefas


Tome-dos para fora do e-mail para um mais eficiente, saner maneira de trabalhar.

Post escrito por Leo Babauta . Siga-me sobre Twitter .

New York Times David Pogue tecnologias escritor, um escritor que admiro, recentemente listou alguns dos seu melhor produtividade dicas - E é uma boa lista. Uma coisa que registou com interesse é que ele usa a sua caixa e-mail como uma lista de tarefas, que é uma prática bastante comum.

E enquanto não há certamente nada de errado com isso, e eu tenho feito isso sozinho, eu queria fazer um rápido counterargument.

Um e-mail caixa não é a melhor lista de tarefas, e aqui o motivo:

1. Você não pode mudar de assunto linhas. Isto significa que sua lista de tarefas é composto por linhas que frequentemente sujeitos não têm nada a ver com a ação que você precisa tomar. Um e-mail que diz que "a reunião de hoje" pode realmente ser uma ação para chamar alguém ou enviar um arquivo para alguém. Você precisa abrir cada e-mail para encontrar as ações, o que é muito ineficiente. Ou, você precisa se lembrar que ações são associadas a cada e-mail, e que a derrota do ponto de uma lista de afazeres ... a lista é para lembrar de você, e ter o stress longe de seu cérebro.

2. Pode haver várias acções em cada e-mail. E se um e-mail contém 10 itens de afazeres? Você não pode excluir o arquivo ou e-mail quando você tiver feito uma ou duas das acções. Ele vai permanecer na sua caixa de entrada até que todos os 10 têm feito, como se nada tivesse sido feito. Além disso, você pode esquecer que existem várias ações em um arquivo ou e-mail e apagá-lo quando você tiver feito uma das ações - tanto que nem você será forçado a lembrar que existem várias ações no e-mail, derrotando novamente o efeitos de uma lista de tarefas.

3. Você não pode re-ordenar a e-mails (normalmente). Muitos programas do email (como o maravilhoso Gmail) mostram apenas os e-mails na ordem em que vêm por meio Que se você quiser colocar os elementos mais importantes no topo, você não pode. Se você quiser agrupar todos os itens de volta, você terá de criar um rótulo para isso, e olha lá. Não é tão flexível como mesmo o mais simples de fazê-programa.

4. Você não pode priorizar o seu para-dos. A maioria dos leitores sabem que eu sou um fã de escolher o seu top 3 mais importantes tarefas cada dia (ver O Poder do Menor e Para Zen Feito para mais). Mas você não pode listar apenas seu topo 3 tarefas mais importantes no e-mail - você tem de listar todos eles. No fim eles vêm pol É possível fazer uma solução para esse problema, e criar um rótulo ou pasta apenas para tarefas importantes, mas então por que usar seu e-mail como uma lista de tarefas? Porque não utilizar uma real lista de tarefas que funciona da maneira que é suposto fazer?

5. Um e-mail caixa contém distrações. Esta é provavelmente a pior coisa sobre esta lista: se você está olhando para o seu para-dos no e-mail, você está em grande perigo de novos e-mails nos próximos distraindo e você. Acho que é uma má ideia a ter e-mail em todo o tempo - que se torna difícil foco. Eu prefiro uma simples lista de tarefas que lhe permite desligar e-mail enquanto você está tentando conseguir um trabalho importante feito.

Então o que é um método melhor? Simples: escolha uma simples lista de tarefas e, como você processar o seu e-mail caixa de entrada, retire as ações para a lista de tarefas. Um notebook ou índice cartão funciona bem, como o faz um programa simples, como Taskpaper (o meu favorito atual) ou mesmo um arquivo de texto no Bloco de notas ou TextEdit. Se você criar um atalho de teclado para o seu aplicativo de afazeres ou arquivo, ele só leva um segundo para copiar e colar um a fazer a partir de um e-mail.

Eu não estou dizendo que você não pode trabalhar bem e ter feito grandes coisas e-mail usando uma caixa como uma lista de tarefas. David Pogue, obviamente, consegue obter um lote feito desta forma, e tenho feito isso, de tempos a tempos. Mas não é o melhor caminho, pelo menos para aqueles que gostam de uma forma simples de encontrar individuais, accionáveis itens, de priorizar tarefas e, para trabalhar sem distrações.

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